ALLES MIT RECHTEN DINGEN
SYNDESK
VERTRAGSVERWALTUNG
Vertragsmanagement einfach übersichtlich.
Kein Vertragschaos - kein Problem
Verträge sind in der Regel sehr komplex, unübersichtlich und erfordern häufig größeren Aufwand. Viel zu schnell wird der Überblick über die Vielzahl an vertraglichen Verpflichtungen und Laufzeiten verloren und das führt schnell zu neuen Problemen. Diese Probleme lassen sich aber auch ganz einfach vermeiden. Das SynDesk-Modul Vertragsverwaltung ist extra dafür konzipiert worden, um dir bei der Organisation und Überwachung all deiner Verträge auszuhelfen. Kein Vertragschaos – kein Problem.
In fast allen Abteilungen finden sich immer wieder Berührungspunkte mit unterschiedlichen Verträgen wieder. Dabei wird aber immer wieder vergessen, dass eine saubere Dokumentation sowie ordnungsgemäße Ablage absolut notwendig ist. Erst durch eine wirklich gut geregelte Systematik kann sichergestellt werden, dass kein Vertrag fehlt, sobald er benötigt wird und auch keine Inhalte aufgrund unsystematischer Ordnungen untergehen oder übersehen werden. Die SynDesk Vertragsverwaltung bietet dir eine webbasierte Plattform, die dir die Möglichkeit bietet dezentral alle notwendigen Bereiche mit in diese Prozesse einzubinden. Mit der Vergabe unterschiedlicher Lese- und Schreibberechtigungen sind die Verträge selbstverständlich auch vor unberechtigtem Zugriff geschützt.
Es gehören noch andere, spezifische Dokumente zu einem Vertrag? Kein Problem, an alle Verträge lassen sich ganz einfach weitere, relevante Dokumente anhängen. So können Dokumentationen wie Gesprächsprotokolle, E-Mails, Bilder oder weiterführenden Schriftverkehr dem jeweiligen Vertrag beigefügt werden. Kommentare und Bemerkungen sind ebenso schnell vermerkt. Im Ernstfall hast du so gleich alle wesentlichen Unterlagen beisammen. Natürlich lassen sich alle Verträge auch versionieren und archivieren.
Natürlich darf nicht jeder Mitarbeiter auch jeden Vertrag einsehen. Wer welchen Vertrag wann ansehen darf, lässt sich daher mit der Funktion der Rechteverwaltung festlegen. Mit der Definition sogenannter GF-Dokumente, machst du so bestimmte Verträge auch nur für einen ganz bestimmten Personenkreis zugänglich.
Für eine gute Übersichtlichkeit und eine schnelle Auffindbarkeit werden neben den eingescannten Dokumenten auch kompatible Schlagwörter hinterlegt. Dadurch werden wichtige Metadaten wie Vertragsbeginn, Vertragsende, Vertragsart, Dauer, Fristen, Erinnerungen, Kosten uvm. erfasst. So hast du immer die Möglichkeit schnell und einfach nach aktuell benötigten Informationen zu suchen. Natürlich kannst du ganz nach Bedarf auch eigene, individuelle Kategorien definieren und neue Metadaten hinzufügen. So hast du immer unmittelbar all das zur Verfügung, was du auch gerade brauchst.
Vor Ablauf von Fristen erhältst du eine Benachrichtigung per E-Mail. Das verschafft dir genügend Zeit, um entsprechend zu reagieren. So verpasst du garantiert nie wieder eine Kündigungs- oder Verlängerungsfrist.
Leistungsmerkmale - Alles auf einen Blick
- Übersichtliche Darstellung im Listenformat
- Sortier- und filterbare Übersicht
- Angabe der wichtigsten Metadaten
- Anlegen von individuellen Vertragskategorien
- Ampelfunktion
- Verschiedene Berechtigungen
- Benachrichtigung beim Erreichen von Fristen
- Versionierung und Archivierung
- Versionierung und Historie
Du hast noch Fragen?
Kein Problem. Ich bin Martin und ich beantworte Dir alles, was Du wissen möchtest. Schick mir doch einfach eine E-Mail und ich melde mich schnellstmöglich bei Dir.
Martin Köditz
martin.koeditz(at)it-syn.de
